ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA EXCEL QUẢN LÝ KHO VÀ CÁCH KHẮC PHỤC

1. MẪU QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL

1.1. Các dữ  liệu cần có trong quản lý kho bằng excel

Hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng excel để quản lý kho. Việc tạo ra một bảng excel khoa học sẽ giúp quản lý và thống kê dễ dàng hơn. 

Một số thông tin cần có để thống kê và quản lý kho trong excel:

+ Sổ kho: Số thứ tự, tên sản phẩm, loại sản phẩm, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tòn cuối ngày, tồn chuyển sang hôm kế tiếp.

+ Báo cáo xuất nhập tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

+ Sổ chi tiết hàng hóa: Các loại chứng từ liên quan, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá..

+ Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, xuất nhập tồn (Số lượng, đơn giá, giá tiền)

- Một số mẫu quản lý kho bằng excel:

Mẫu quản lý kho hàng vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)

Báo cáo nhập xuất tồn trên file Excel

Mẫu quản lý xuất nhập tồn

1.2. Lưu ý khi sử dụng excel để quản lý kho hiệu quả

- Thiết kế file excel phù hợp với cửa hàng của mình: Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh khác nhau. Do đó, chủ cửa hàng cần xây dựng được file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình. Điều này giúp quản lý công việc nhanh chóng, chính xác.

- Nắm vững kiến thức excel

2. ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA EXCEL QUẢN LÝ KHO

Quản lý kho bằng file excel có một số ưu nhược điểm như sau:

2.1. ƯU ĐIỂM

• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng.

• Tính đại trà cao, có thể tải xuống và dùng miễn phí, tiết kiệm chi phí sử dụng.

• Có thể chủ động thêm bớt dữ liệu, tạo các báo cáo theo yêu cầu.

• Excel quản lý kho thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ và quản lý bán hàng đơn giản. 

Quản lý kho bằng file excel có nhiều nhược điểm

2.2. NHƯỢC ĐIỂM KHI DÙNG EXCEL QUẢN LÝ KHO

Khi dùng excel quản lý kho, dữ liệu của bạn không được bảo mật, dễ bị lộ, ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

• File excel chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ. Khi các nghiệp vụ tăng lên, dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi.

• Không phù hợp sử dụng khi cần thống kê số liệu, báo cáo chi tiết.

• Excel quản lý kho đơn giản chỉ cho một người làm việc trên một tệp tin. Doanh nghiệp sẽ tốn thêm nhân lực và thời gian làm việc.

Bạn cần biết nhiều hàm số phức tạp nếu muốn quản lý kho bằng file excel

• Sử dụng excel quản lý kho yêu cầu người dùng phải nắm được các hàm excel thì mới làm việc có hiệu quả.

• Không thể lập hóa đơn, hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng.

• Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn.

• Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất.

• Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn.

• Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
  

• Doanh nghiệp lớn có nhiều số liệu. Khi quản lý kho bằng file excel,  nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng hàng và khách hàng nhiều thì excel rất khó đáp ứng. Người quản lý khó theo dõi bởi thông tin không logic, rời rạc. Dẫn đến không thực hiện được việc liên kết số liệu để làm báo cáo chi tiết.

Xem ngay:

Kế toán kho công ty du lịch cần làm những công việc gì?

TOP 5 phần mềm quản lý kho đơn giản mà hiệu quả

3. CÁCH KHẮC PHỤC

Hiện nay, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đang dịch chuyển từ sử dụng excel quản lý kho. Phần mềm quản lý kho có hỗ trợ bán hàng đa kênh.

Sử dụng phần mềm quản lý là quản lý gì?

Đồng thời, có tích hợp với các ứng dụng khác để phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp không nên quản lý kho bằng phương pháp thủ công với excel, google sheet. Việc này gây lãng phí thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.Doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều mặc dù quản lý kho bằng file excel là miễn phí. 

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho:

• Quản lý chính xác số hàng hóa trong kho. Bao gồm: Tống số lượng, số hàng tồn kho, hàng tồn kho thuộc lô nào, mã số hàng tồn. Các thông tin về hàng hóa chính xác và chi tiết.

• Nhân sự: Sử dụng phần mềm, doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự quản lý kho. Đồng thời, tiết kiệm nhiều thời gian so với kiểm kê thủ công.

• Trang thiết bị: Khi quản lý kho hiệu quả đồng nghĩa chi phí lưu trữ, công cụ bảo trì hàng hóa cũng sẽ giảm.

Xem thêm:

Phần mềm ERP là gì? ERP giúp gì cho doanh nghiệp du lịch

7 Thủ thuật cần biết để quản lý tồn kho hiệu quả

4. AZ TRAVEL 3 IN 1: PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO NGÀNH DU LỊCH

AZ Travel 3 in1 là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp du lịch. Bao gồm: Thiết kế website tích hợp hệ thống quảm lý nội bộ du lịch CRM - ERP.

Phần mềm AZ Travel 3 in 1 giúp khắc phục các nhược điểm quản lý của excel trong công ty du lịch

Phần mềm AZ Travel 3 in 1 giúp doanh nghiệp du lịch tối ưu quản lý kho như thế nào?

•  Quản lý thông tin sản phẩm: Số lượng sản phẩm doanh nghiệp đang cung cấp, thông tin chi tiết sản phẩm (Lịch trình, chính sách áp dụng, thông tin khuyến mãi...)

•  Quản lý thông tin Booking: Số Booking trong 1 sản phẩm, số pax còn/hết trong 1 booking, trình trạng xử lý booking,...

•  Quản lý kho chung kênh bán lẻ và đại lý

•  Phần mềm quản lý công nợ khách hàng - Hỗ trợ kế toán

• AZ Travel 3 in 1 giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu chi phí xây dựng và vận hành. Đồng thời giúp phát triển và mở rộng linh hoạt dịch vụ, xây dựng hệ thông bảo mật và tin cậy. Nhờ đó, bảo vệ thông tin, tăng cao lợi nhuận của doanh nghiệp.   

Xem ngay: Phần mềm AZ Travel 3 in 1 cho doanh nghiệp du lịch

Nhu cầu của thị trường đang thay đổi mỗi ngày, đặc biệt là với thị trường đặc thù như ngành du lịch. Nếu doanh nghiệp không đổi mới, cố gắng chuyên nghiệp hơn mỗi ngày thì khách hàng sẽ lựa chọn sử dụng dịch vụ du lịch của các bên đối thủ cạnh tranh. Bởi vậy, thay vì sử dụng excel quản lý kho gây lãng phí thời gian và công sức, hãy thay đổi. Sử dụng ngay các phần mềm quản lý để việc kinh doanh có hiệu quả hơn. 

Để lại thông tin để nhận tư vấn và dùng thử phần mềm AZ Travel 3 in 1 miễn phí.