HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ VÀ LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

1. HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ?

Hàng tồn kho được dùng để chỉ những mặt hàng dự trữ của doanh nghiệp. Hàng tồn kho là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời là cũng là tài sản ngắn hạn có vai trò quan trọng trong việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 

Hàng tồn kho là vấn đề mà công ty nào cũng cần quan tâm

Tồn kho được chia thành 3 loại để phân biệt:

•  Nguyên liệu thô: Những nguyên liệu được bán đi - giữ lại, đã mua hay đang trên đường về nhằm mục đích sản xuất trong tương lai

• Bán thành phẩm: Tức là những sản phẩm được dùng trong sản xuất. Tuy nhiên, chưa hoàn thành và chưa làm thủ tục nhập kho. 

• Thành phẩm: Là các sản phẩm đã hoàn chỉnh, hoàn thành sau quá trình sản xuất. 

Hàng tồn kho gồm những gì? Tùy vào tính chất các lĩnh vực mà ba loại tồn kho trên sẽ có sự khác nhau. Số ít bên doanh nghiệp sẽ có thêm loại hàng tồn kho thứ tư là “nguồn vật tư”. Bao gồm các đồ dùng văn phòng hay vật dụng cần thiết cho quá trình sản xuất. 

Xem thêm: Ưu - Nhược điểm khi quản lý kho bằng Excel

2. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆN NAY 

2.1. PHƯƠNG PHÁP CHO DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Với doanh nghiệp sản xuất thông thường, có thể áp dụng theo các phương thức thông thường sau:

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu với từng mặt hàng

 Xác định mức tồn kho sẽ giúp bạn tránh được việc nhập hàng quá tay. Hoặc thiếu hụt làm ảnh hưởng đến doanh thu. Cách tính tồn kho an toàn là cố định ngày nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa khoa học

 Kho hàng cũng như là một cửa hàng giấu kín của một doanh nghiệp vậy. Hàng hóa càng nhiều, số lượng càng lớn thì phương pháp sắp xếp càng quan trọng vì nó sẽ giúp việc quản lý dễ hơn.

Phương pháp sắp xếp cố định (Còn gọi là FIX LOCATION)

Tức là mọi mặt hàng đều có vị trí cố định và chỉ giữ nguyên đúng vị trí đó. Phương pháp này giúp nhân viên tìm thấy hàng hóa nhanh chóng nhưng sẽ tốn nhiều diện tích, không phù hợp với những kho hàng có diện tích nhỏ.

Phương pháp sắp xếp linh hoạt (Còn gọi là FREE LOCATION)

Phương pháp này sẽ không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả mà sẽ đánh ký hiệu như A, B, C, D… và hiển thị trên sơ đồ kho. Nếu đặt một mặt hàng ở vị trí nào thì sẽ dán ký hiệu ở vị trí tương ứng trên sơ đồ. Cách sắp xếp này sẽ tiết kiệm được diện tích nhưng mất nhiều thời gian cho việc sắp xếp và gắn trên sơ đồ. 

Kiểm kê hoàng hóa định kỳ

Kiểm kê hàng hóa giúp xác định số liệu thực tế với trên sổ sách. Nếu bạn thường xuyên quản lý hàng tồn kho online thì nên làm tồn kho trên excel để có thể kiểm tra từ xa. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ thì việc này còn giúp bạn kiểm tra lại chất lượng hàng để có phương án xử lý nhanh chóng. 

2.2. PHƯƠNG PHÁP CHO DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, ví dụ trong ngành du lịch. Hàng hóa, sản phẩm ở là các dịch vụ bán tour, dịch vụ mua vé máy bay, dịch vụ thuê phòng khách sạn… Vì thế nên kho hàng hóa của doanh nghiệp du lịch là kho vô hình, được quản lý trên hệ thống. 

Để quản lý tồn kho cho ngành dịch vụ, bạn cần kiểm tra thường xuyên, có sự đồng nhất dữ liệu. Ví dụ, khi bán Tour trên website, tại đại lý, Facebook...Doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu các kênh bán để sale nắm bắt dữ liệu kịp thời. 

Để tránh tồn kho trong ngành dịch vụ, doanh nghiệp cần bán hàng nhanh nhất có thể. Bởi vậy, doanh nghiệp cần có chính sách bán, khuyến mãi.

Nhiều doanh nghiệp du lịch, trước khi hàng đến ngày sử dụng. Ví dụ Tour, vé máy bay đến ngày khởi hành. Họ thường áp dụng chương trình khuyến mãi, giờ chót để tránh vỡ Booking.

Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý kho đơn giản mà hiệu quả

3. LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO

Sử dụng cách quản lý kho thủ công sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí cho doanh nghiệp nhưng cũng gây ra nhiều khó khăn vì dễ bị nhầm lẫn, sai sót và tốn nhiều thời gian trong việc kiểm kê.

Một phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả - nhanh chóng hơn

Bạn nên cân nhắc đầu tư một phần mềm giúp việc tồn kho hàng hóa được quản lý dễ dàng hơn. Tồn kho là gì? Quản lý tồn kho bằng phần mềm mang lại nhiều lợi ích như:

•  Giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập - xuất hàng hợp lý

•  Không cần phải tính tồn kho trên excel nữa mà tất cả thông tin đã được thể hiện trên phần mềm, kiểm tra lượng hàng hóa dễ dàng. 

•  Hệ thống báo cáo đa dạng, rõ ràng. 

AZ TRAVEL 3 IN 1 - PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỒN KHO NGÀNH DU LỊCH

Đối với doanh nghiệp du lịch, sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp chủ yếu các dịch vụ vô hình. Trên thực tế cũng sẽ có một số sản phẩm hữu hình được coi là sản phẩm tồn kho, ví dụ: các vật dụng phục vụ tour như mũ, áo, mic, loa…

Với doanh nghiệp du lịch, quản lý tồn kho vô cùng quan trọng. Vì là dịch vụ, không thể để dồn bán cho mùa sau mà sẽ khấu trừ luôn vào lợi nhuận doanh nghiệp.

Bởi vậy, một phần mềm quản lý tồn kho, quản lý bán hàng là vô cùng cần thiết.

AZ Travel 3 in 1 là phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp du lịch với các tính năng:

•  Quản lý Booking: Số Booking trong 1 sản phẩm, số Pax trong 1 Booking, số Booking đang hết, đang được giữ chỗ, số booking đang sắp hết hạn.

•  Quản lý tập trung đa kênh. Nhờ đó, dữ liệu được đồng bộ giữa các kênh bán.

•  Tính năng update chương trình khuyến mãi, Booking giờ chót khi sắp đến ngày khởi hành. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng vỡ Booking.

Xem thêm:

Kỹ năng và quy trình sale Tour giúp tăng đơn hàng

7 thủ thuật để quản lý tồn kho hiệu quả

Hy vọng định nghĩa tồn kho là gì và các cách quản lý kho hiệu quả được đưa ra trong bài đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để áp dụng cho kho hàng của doanh nghiệp mình. Nếu bạn cần tư vấn về bộ phần mềm doanh nghiệp du lịch AZ Travel 3 in 1, để lại thông tin để nhận chúng tôi hỗ trợ tốt nhất nhé!