QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL, NÊN HAY KHÔNG?

1. QUẢN LÝ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL LÀGÌ?

Quản lý khách hàng bằng Excel

Excel là một bảng ghi chú giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng và dễ dàng.

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel là việc tạo ra các bảng tính và sử dụng các hàm tính để thống kê và quản lý công việc đơn giản hơn.

Trong nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, Excel giúp lưu trữ các thông tin cơ bản của khách: Họ tên/Đơn vị, tuổi, email, giới tính, giá trị hóa đơn, ghi chú...

2. TẢI MẪU EXCEL QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG

Để sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng hiệu quả, người dùng trước hết cần xây dựng được những thông tin cần thiết có trong file. Các file mẫu sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này và áp dụng hiệu quả:

Tải File Excel mẫu tại đây

Dù là phần mềm phổ biến nhưng việc sử dụng excel vẫn gây khó khăn cho nhiều người. Tìm hiểu những lưu ý dưới đây để dùng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel hiệu quả hơn:

• Tìm hiểu trước các thuật toán dùng trong Excel để thao tác chính xác và nhanh chóng hơn.

• Đặt mật khẩu cho bản excel để đảm bảo tính bảo mật

• Khi có quá nhiều thông tin thì file có thể bị lag, giật, tắt. Nên cần thường xuyên lưu lại để đảm bảo thông tin chỉnh sửa không bị mất.

Xem thêm: Bí quyết để có dịch vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt

3. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM KHI QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL 

3.1. ƯU ĐIỂM

• Lưu trữ thông tin khách hàng nhanh chóng theo nhiều trường thông tin khác nhau

• Tính toán, tổng hợp dữ liệu theo các hàm có sẵn.

• Phần mềm dễ dàng tích hợp trên máy tính, dễ dàng sử dụng 

• Hoàn toàn miễn phí, phù hợp với các công ty quy mô nhỏ và kinh doanh các mặt hàng không quá phức tạp.

3.2. NHƯỢC ĐIỂM

KHÔNG ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU GIỮA CÁC BỘ PHẬN

Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên việc đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận là rất khó khăn.

Đối với nhiều doanh nghiệp các bộ phận cần phải kiểm tra dữ liệu chéo thường xuyên. Nhiều yếu tố: Lượng hàng còn, hết được các nhân viên kiểm tra liên tục trong 1 ngày để tư vấn cho khách. 

Nhân viên sẽ rất mất thời gian để cập nhật thông tin khách hàng bằng excel

Việc đối chiếu số liệu trong excek tốn khá nhiều thời gian mà còn không thể cập nhật Online dẫn tới nhiều sai sót.

DỄ BỊ THẤT LẠC, ĐÁNH CẮP

Dữ liệu bằng excel không được sao lưu thì việc bị đánh cắp hay thất lạc là dễ xảy ra

File quản lý bằng excel được lưu trữ trên máy tính chung sẽ không có tính bảo mật cao, dễ dàng bị đánh cắp hoặc thất lạc thông tin. Excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên ban quản lý rất khó để kiểm tra nếu như có vấn đề xảy ra. 

Nếu dữ liệu quá lớn, Excel có thể bị giật, tự tắt dẫn đến mất các dữ liệu đã thay đổi trước đó.

BỊ GIỚI HẠN DUNG LƯỢNG

Dung lượng của excel không phải là vô hạn và khi bảng excel của doanh nghiệp càng nặng thì tốc độ xử lý của excel cũng chậm theo. Đây là điều bất cập hầu như chưa được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel.

Dung lượng càng lớn, tốc độ xử lý của excel càng chậm

Tìm hiểu thêm:
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng

4. QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Excel chỉ nên dùng trong quản lý công việc cá nhân hay lưu trữ thông tin doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn muốn quản lý khách hàng chuyên nghiệp thì quản lý bằng các phần mềm là cách hiệu quả nhất.

Ưu điểm của lưu trữ thông tin khách hàng bằng phần mềm so với Excel:

4.1. LƯU LƯỢNG THÔNG TIN KHỔNG LỒ

Các phần mềm cho phép lưu trữ lượng dữ liệu lớn. So với cách lưu bằng excel dễ gặp sai sót: Lỗi trùng lặp, thông tin khách hàng quá lâu nên khó tìm, khó sửa thì phần mềm sẽ giúp lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng kiểm soát và quản lý.

4.2. QUẢN LÝ CÓ HỆ THỐNG

Như mục trên đã đề cập, phần mềm giúp lưu thông tin theo các mục một cách khoa học. Nếu cần tìm một  thông tin khách hàng, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột, từ khóa liên quan là đã tìm ngay ra thông tin cần.

4.3. TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Nghe có vẻ vô lý vì Excel đã miễn phí thì các phần mềm sao có thể tiết kiệm được chi phí. Tuy nhiên, thực tế, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm rất nhiều chi phí do sai sót, giảm thời gian nhân viên phải nhập dữ liệu.

Tuy doanh nghiệp phải đầu tư 1 khoản chi phí ban đầu nhưng về lâu dài, các phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành hiệu quả hơn.

4.4. TÍNH BẢO MẬT CAO

Các phần mềm được xây dựng bằng hệ thống đăng nhập tài khoản và phân quyền theo chức năng giúp doanh nghiệp giảm tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu, mất cắp dữ liệu như khi quản lý khách hàng bằng excel.

Xem ngay: Tại sao CRM là phần mềm chăm sóc khách hàng ưu việt nhất hiện nay

5. QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VỚI CRM - AZ TRAEVL 3 IN 1

Nếu bạn đang tìm phần mềm quản lý thông tin khách hàng du lịch, dừng bỏ qua CRM, tính năng thuộc AZ Travel 3 in 1:

• Lưu và quản lý 100% thông tin liên hệ khách hàng từ đa kênh: Facebook, Zalo, Website, Email, Hotline... 

• Lưu lịch sử chat và lịch sử cuộc gọi

• Quản lý thông tin khách hàng ứng với từng đơn hàng: Số người lớn, trẻ em, số tiền phải trả, số tiền đặt cọc,... 

• Lưu thông tin giao dịch qua nhiều năm giúp đánh giá tỷ lệ khách hàng quay lại

• Lưu thông tin tự động, giảm 80% thời gian nhập liệu và sai sót dữ liệu. Lưu không giới hạn. 

Màn hình quản lý tập trung

AZ Travel 3 in 1 là bộ giải pháp được thiết kế để dành riêng cho các doanh nghiệp du lịch. Tính năng CRM của bộ phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học, an toàn và hiệu quả nhất.  CRM AZ hiện đang là giải pháp hàng đầu hiện nay trên thị trường để hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất có thể và tăng doanh thu lên tới 30%.

Tìm hiểu thêm về chức năng CRM - AZ Travel 3 in 1 tại đây

Nếu bạn có một lượng khách hàng lớn cần quản lý và chăm sóc thì excel chưa phải là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, để quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất thì bạn nên sử dụng những phần mềm chuyên dành riêng cho doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Bạn đang muốn quản lý khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả thì nên cân nhắc tới các phần mềm thay vì quản lý khách hàng bằng Excel. Hiện nay, CRM được coi là phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý thông tin khách hàng du lịch, để lại thông tin để trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhé.