QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL, NÊN HAY KHÔNG?

1. QUẢN LÝ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL LÀ GÌ?

Quản lý khách hàng bằng Excel

Excel là một bảng ghi chú giúp lưu trữ thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Quản lý khách hàng trên excel là phương pháp quản lý khách hàng lâu đời và hiện vẫn được sử dụng nhiều, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ.

Quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel là việc tạo ra các bảng tính và sử dụng các hàm tính để thống kê và quản lý công việc đơn giản hơn.

Trong nghiệp vụ chăm sóc khách hàng, Excel giúp lưu trữ các thông tin cơ bản của khách: Họ tên/Đơn vị, tuổi, email, giới tính, giá trị hóa đơn, ghi chú...

2. ƯU - NHƯỢC ĐIỂM KHI QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG BẰNG EXCEL

Để sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng hiệu quả, người dùng trước hết cần xây dựng được những thông tin cần thiết có trong file. Các file mẫu quản lý thông tin khach hàng bằng Excel sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này và áp dụng hiệu quả

Tải File Excel mẫu tại đây

2.1. ƯU ĐIỂM

• Lưu trữ thông tin khách hàng nhanh chóng theo nhiều trường thông tin khác nhau

• Tính toán, tổng hợp dữ liệu theo các hàm có sẵn.

• Phần mềm dễ dàng tích hợp trên máy tính, dễ dàng sử dụng 

• Hoàn toàn miễn phí, phù hợp với các công ty quy mô nhỏ và kinh doanh các mặt hàng không quá phức tạp.

Xem thêm: Bí quyết để có dịch vụ khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt

2.2. NHƯỢC ĐIỂM

KHÔNG ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU GIỮA CÁC BỘ PHẬN

Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên việc đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận là rất khó khăn.

Đối với nhiều doanh nghiệp các bộ phận cần phải kiểm tra dữ liệu chéo thường xuyên. Nhiều yếu tố: Lượng hàng còn, hết được các nhân viên kiểm tra liên tục trong 1 ngày để tư vấn cho khách. 

Nhân viên sẽ rất mất thời gian để cập nhật thông tin khách hàng bằng excel

Việc đối chiếu số liệu trong excek tốn khá nhiều thời gian mà còn không thể cập nhật Online dẫn tới nhiều sai sót.

DỄ BỊ THẤT LẠC, ĐÁNH CẮP

Dữ liệu bằng excel không được sao lưu thì việc bị đánh cắp hay thất lạc là dễ xảy ra

File quản lý bằng excel được lưu trữ trên máy tính chung sẽ không có tính bảo mật cao, dễ dàng bị đánh cắp hoặc thất lạc thông tin. Excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên ban quản lý rất khó để kiểm tra nếu như có vấn đề xảy ra. 

Nếu dữ liệu quá lớn, Excel có thể bị giật, tự tắt dẫn đến mất các dữ liệu đã thay đổi trước đó.

BỊ GIỚI HẠN DUNG LƯỢNG

Dung lượng của excel không phải là vô hạn và khi bảng excel của doanh nghiệp càng nặng thì tốc độ xử lý của excel cũng chậm theo. Đây là điều bất cập hầu như chưa được giải quyết khi sử dụng phần mềm quản lý khách hàng bằng excel.

Dung lượng càng lớn, tốc độ xử lý của excel càng chậm

Tìm hiểu thêm:
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng

3. QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel tuy lâu đời, miễn phí nhưng nó rất rời rạc, không tập trung và rủi ro mất mát cao. Bởi vậy, thường những doanh nghiệp nhỏ, kinh doanh cá nhân không có nhiều kinh phí hoặc ít dữ liệu vẫn tiếp tục. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm là lựa chọn tối ưu.

 Vậy ưu điểm của lưu trữ thông tin khách hàng bằng phần mềm so với Excel là gì?

3.1. LƯU LƯỢNG THÔNG TIN KHỔNG LỒ

Các phần mềm cho phép lưu trữ lượng dữ liệu lớn, gần như là vô tận qua nhiều năm. Với một số phần mềm CRM thường giới hạn số liên hệ lưu. Tuy nhiên, điều này cũng không ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ vì doanh nghiệp chỉ cần nâng cấp dịch vụ lưu trữ là xong. 

3.2. QUẢN LÝ CÓ HỆ THỐNG

So với cách lưu bằng excel dễ gặp sai sót: Lỗi trùng lặp, thông tin khách hàng quá lâu nên khó tìm, khó sửa thì phần mềm sẽ giúp lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng kiểm soát và quản lý.

Với phần mềm lưu thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể lưu đầy đủ thông tin theo các trường đã cài đặt sẵn. Nhờ đó, việc lưu trữ dữ liệu trở nên khoa học và tra cứu thật dễ dàng. Nếu cần tìm một  thông tin khách hàng, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột, từ khóa liên quan là đã tìm ngay ra thông tin cần.

3.3. TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Hầu hết các phần mềm lưu trữ đều mất phù còn excel thì không. Vậy tại sao có thể nói là tiết kiệm?

Việc tiết kiệm ở đây chính là chi phí cơ hội và nhân sự. Nếu lưu trên excel, doanh nghiệp gặp rất nhiều rủi ro về bảo mật dữ liệu, sai sót do dữ liệu xuất ra chưa chính xác và nhân viên mất nhiều thời gian để tìm kiếm, truy xuất dữ liệu. 

Khi dùng phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng CRM, mọi rủi ro đều được loại bỏ, lưu trữ tập trung, đầy đủ, quản lý dễ dàng, dữ liệu cập nhật. Bởi vậy, so với  phần mềm quản lý khách hàng miễn phí thì phần mềm lưu trữ CRM thực chất tiết kiệm hơn cho doanh nghiệp.

 Tuy doanh nghiệp phải đầu tư 1 khoản chi phí ban đầu nhưng về lâu dài, các phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành.

3.4. TÍNH BẢO MẬT CAO

Các phần mềm được xây dựng bằng hệ thống đăng nhập tài khoản và phân quyền theo chức năng giúp doanh nghiệp giảm tối đa rủi ro rò rỉ dữ liệu, mất cắp dữ liệu như khi quản lý khách hàng bằng excel.

Xem ngay: Tại sao CRM là phần mềm chăm sóc khách hàng ưu việt nhất hiện nay

4. QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG VỚI CRM - AZ TRAEVL 3 IN 1

CRM của AZ là một trong những phần mềm lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng ngành du lịch tối ưu nhất hiện nay. Ngoài các ưu điểm trên, CRM AZ giúp doanh nghiệp du lịch:

• Lưu và quản lý 100% thông tin liên hệ khách hàng từ đa kênh: Facebook, Zalo, Website, Email, Hotline... 

• Call Center: Lưu lịch sử chat và lịch sử cuộc gọi, "Click to call"  trực tiếp từ CRM, không cần dùng điện thoại.

• Quản lý thông tin khách hàng ứng với từng đơn hàng: Số người lớn, trẻ em, số tiền phải trả, số tiền đặt cọc,... 

• Lưu thông tin giao dịch qua nhiều năm giúp đánh giá tỷ lệ khách hàng quay lại

• Lưu thông tin tự động, giảm 80% thời gian nhập liệu và sai sót dữ liệu. Lưu không giới hạn. 

Màn hình quản lý tập trung

AZ Travel 3 in 1 là bộ giải pháp được thiết kế để dành riêng cho các doanh nghiệp du lịch. Tính năng CRM của bộ phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học, an toàn và hiệu quả nhất.  CRM AZ hiện đang là giải pháp hàng đầu hiện nay trên thị trường để hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất có thể và tăng doanh thu lên tới 30%.

Tìm hiểu thêm về chức năng CRM - AZ Travel 3 in 1 tại đây

Nếu bạn có một lượng khách hàng lớn cần quản lý và chăm sóc thì excel chưa phải là lựa chọn đúng đắn cho doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn, để quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất thì bạn nên sử dụng những phần mềm chuyên dành riêng cho doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Bạn đang muốn quản lý khách hàng chuyên nghiệp và hiệu quả thì nên cân nhắc tới các phần mềm thay vì quản lý khách hàng bằng Excel. Hiện nay, CRM được coi là phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý thông tin khách hàng du lịch, để lại thông tin để trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhé.